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1文件控制程序

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TJLXSH /CX-01 文件控制程序

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1 目的

对与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制,确保在文件使用时

得到有关文件的适用版本,防止使用作废文件。

2 范围

适用于本公司与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件的控制。

3 职责

3.1 综*旃遥焊涸鸨境绦虻谋嘀啤⑿薷暮妥橹凳桓涸鹬柿俊⒒肪场⒅耙到】蛋

全管理体系文件、技术标准、规范及通用性技术文件的归口管理。

3.2 各部门:负责本部门相关的文件的管理。

4 工作程序

4.1 文件的分类

4.1.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件:包括管理手册、程序文件、支持性

管理文件、质量计划等。

4.1.2 技术标准、规范:包括国家、部颁标准、规范,本公司标准、规范等。

4.1.3 通用性技术文件:包括工艺文件、作业指导、检验规范等。

4.1.4 与管理体系有关的行政文件:包括国家、地方政府颁发的有关法律、法规,上

级主管部门和本公司下发的与质量有关的行政文件等。

4.2 文件的编号

4.2.1 管理手册的编号:“TJLXSH /SC—2019”,其中“TJLXSH”表示企业代号,“SC”表示

手册代号,“2019”表示发布年号。

4.2.2 程序文件编号:“TJLXSH /CX—(XXX)”,其中“CX”表示程序代号,(“ XXX)”表示

顺序号。

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4.2.3 记录编号:“JL-(XXX)”,其中“JL”表示记录代号,(“ XXX)”表示记录顺序

号。

4.3 文件的编制、批准和发布

4.3.1 质量、环境、职业健康安全管理体系文件

a) 管理手册由综合部编制,管理者代表审核,总经理批准发布。

b) 程序文件由责任部门编制, 管理者代表审核,总经理批准发布。

c) 作业文件由责任部门编制,部门负责人审核,总经理批准发布。

4.3.2 产品设计文件

由技术部设计人员进行编制,部门负责人审批。

4.3.3 技术标准、规范

标准、规范由技术部协助综合部组织识别,按需求发行。

4.3.4 行政文件由有关职能部门编制,管理者代表审核,总经理批准发布。

4.4 文件的发放

4.4.1 文件的发放应确保与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的部门和人员都

能得到有效版本文件。

4.4.2 文件发放前,综合部在《文件发放、回收与销毁记录》上进行登记。

4.4.3 国家、行业标准的管理、分发、借阅,进行统一管理,分发、借阅履行登记。

4.5 文件的标识与控制

4.5.1 质量、环境、职业健康安全管理体系受控文件加盖“受控”印章为受控标识,行政

文件和外来受控文件以原文件编号为受控标识,作废保留文件盖“仅供参考”印章,作废

文件盖“作废”印章。

4.5.2 文件的底稿及打印件应归档保存,存入软盘的文件应备份,并做好标识。

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4.5.3 文件管理部门应建立本部门《受控文件清单》,并标明文件的现行修订状态。

4.6 文件的更改、评审与更新

4.6.1 文件的更改应由文件的使用部门或管理部门提出,报有关领导批准后,填写《文

件更改通知单》,由文件持有人根据通知更改,填写《文件更改记录表》。

4.6.2 长效文件在实施中,文件编制部门应采用会议或会签方式组织评审,填写《文

件评审记录表》,由文件编制部门更改,执行 4.3 条规定。

4.6.3 文件经多次更改应予换版,按规定审批发放,并收回作废文件。

4.7 外来文件的识别和分发

4.7.1 文件管理部门每年对外来文件进行一次识别,确保其现行有效性。

4.7.2 综*旃医拥缴霞恫棵呕蛲獾ノ晃募螅辉褐鞴芰斓荚呐丛呐饧

发、传阅、执行。

4.8 文件的保管、借阅和复制

4.8.1 文件使用部门应保护和贮存好文件,防止文件的损坏、丢失。

4.8.2 借阅文件应办理借阅手续,经有关人员批准后方可借阅,填写《文件借阅登记

表》。

4.9 文件的作废和处理

4.9.1 作废文件由文件管理部门收回,并统一销毁,填写《文件发放、回收与销毁记

录》。

4.9.2 作为资料保留的作废文件,应加盖“仅供参考”章标识。

5 相关/支持性文件

5.1 TJLXSH /SC-2015《管理手册》

5.2 TJLXSH /CX-02《记录控制程序》

6 记录 6.1 《文件发放、回收与销毁记录》 6.2 《受控文件清单》 6.3 《文件更改通知单》 6.4 《文件更改记录表》 6.5 《文件评审记录表》 6.6 《文件借阅登记表》




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